индустриальные информационные технологии

Предпроектное обследование и разработка технического задания для внедрения 1С:Документооборот для Южно-Уральского государственного медицинского университета

Обследование и разработка детального технического задания для внедрения 1С:Документооборот
Клиент
Южно-Уральский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения Российской Федерации (ФГБОУ ВО ЮУГМУ Минздрава России).

ЮУГМУ подчиняется одновременно и Минздраву РФ и Министерству образования РФ.

Проблема
ЮУГМУ — огромная образовательная организация, в ее структуру входят более 60 подразделений. Масштабы документооборота университета выросли с началом пандемии, возникли новые проблемы с массовым переходом на удаленку. Работа архива обеспечивалась вручную.

Также проблематика системы документооборота обусловлена тем, что ЮУГМУ подчиняется одновременно и Минздраву РФ и Министерству образования РФ, что должно обеспечивать более глубокую систему документооборота ЮУГМУ, предусматривающую одновременное подчинение 2-м ведомствам разного назначения.

Внедрение современной системы для автоматизации документооборота стало жизненно необходимым. Ранее в ЮГМУ использовалась конфигурация 1С:Университет, но он не решает задачи по обработке документов. Было решено интегрировать 1С:Университет и 1С:Документооборот.

Задачи проекта

1
Провести предпроектное исследование
2
Разработать детальное техническое задание для внедрения 1С:Документооборот
3
Предусмотреть интеграцию с 1С:Университет
Почему важно провести
предпроектное обследование
Внедрение 1С:Документооборота для крупной образовательной организации — глобальная задача. Еще до старта проекта важно узнать, как сейчас устроен внутренний документооборот и как его можно улучшить. Предпроектное обследование — фундамент, на котором основан весь последующий процесс разработки технического задания и внедрения системы на основе данных обследования и технического задания.
Что мы сделали
В ходе проекта мы провели предпроектное обследование и разработали техническое задание на внедрение — оно будет руководством для исполнителя на самом внедрении 1С
Предпроектное обследование
  1. Диагностика существующей информационной системы документооборота
  2. Интервьюирование сотрудников, сбор требований к единой информационной системе документооборота
  3. Анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам организации, регламентирующим документационное обеспечение
  4. Описание рекомендаций по оптимизации документопотоков и делопроизводства
  5. Построение блок схем документооборота AS IS и TO BE (как есть и как будет)
  6. Внесение соответствующих изменений во внутренние нормативные документы
  7. Выявление рисков при внедрении системы электронного документооборота
  8. Определение границ автоматизации, аудит существующей IТ-инфраструктуры организации
  9. Оценка работ по интеграции системы электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру
Разработка технического задания
  1. Описание изученных процессов и документопотоков организации в части делопроизводства и документационного обеспечения
  2. Формирование перечня документов и отчетных форм, использующихся в организации для систематизации рассмотренных процессов
  3. Описание ролей пользователей
  4. Технический аудит существующей в организации IТ-инфраструктуры
  5. Оценка готовности организации к внедрению системы электронного документооборота
  6. Предложения по оптимизации рассмотренных процессов с учетом внедрения внедрению системы электронного документооборота
  7. План проекта (разработка и настройка внедрению системы электронного документооборота, обучение сотрудников, опытно-промышленная эксплуатация внедрению системы электронного документооборота, промышленная эксплуатация внедрению системы электронного документооборота) с оценкой необходимых финансовых затрат и затрат по трудовым ресурсам
  8. Рекомендации и спецификация по модернизации оборудования
  9. Рекомендации по организации повышения квалификации работников для оперативного внедрения системы электронного документооборота
  10. Согласование технического задания

Результаты проекта

Проведена подготовительная работа перед внедрением
Подготовлены рекомендации по изменению процессов документооборота
Разработан план проекта внедрения системы электронного документооборота
Выполненное предпроектное обследование и техническое задание — готовые документы, с которыми можно внедрять 1С с любым подрядчиком.

Готовы решить вашу задачу

Специалист свяжется с вами в течение 10 минут
Made on
Tilda