Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот 8 КОРП» для Администрации Невьянского городского округа

1. Провели полномасштабное информационное обследование администрации Невьянского городского округа в целях подготовки плана-графика внедрения системы

a. отчет об обследовании;
b. техническое описание общего функционала системы и модификаций реализованных в рамках настоящего ТЗ;

2. Внедрение и настройка системы в «тестовой среде», что включает в себя:

a. настройка структуры предприятия;
b. настройка входящих, исходящих и внутренних документов;
c. настройка процессов обработки документов в системе;
d. настройка прав пользователей;
e. настройка ЭЦП;

3. Сформировали схему взаимодействия и обмена данными между внедряемой системой ЭДО и СЭД, СОГ Правительства Свердловской области, настроили обмен данными между системами.

4. Провели подготовительные мероприятия по запуску в опытную эксплуатацию:

a. обучение пользователей и написание пользовательских инструкций;
b. опытная эксплуатация в течении 2-х месяцев с момента внедрения;
c. организационная и техническая поддержка, консультация пользователей.
d. подготовка инструкций пользователя;
e. отчет о проведении обучения;

Регистрация документа:

• учет поступивших документов, сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
  
  
• автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
  
  
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
  
  
• ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
  
  
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
  
  

Учет обращений граждан

• В СЭД предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
  
  
• Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
  
  
• Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним.
  
  
• Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».
  
  
• Система внутреннего документооборота обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2013.
  
  

Автоматизированная отправка и прием документов

• обмен документами посредством интеграции с СЭД и СОГ Правительства Свердловской области в автоматическом режиме;
  
  
• обмен входящими и исходящими документами;
  
  
• учет поступающих документов в журналах;
  
  
• увязывание входящих и исходящих документов в цепочки;
  
  
• отслеживание состояния отправленных документов.
  
  

Сканирование

• В СЭД предусмотрена возможность загружать входящие, исходящие, внутренние документы и файлы со сканеров любых типов. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
  
  
• Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
  
  
• Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
  
  

Электронная почта

• Встроенная почта предоставляет возможность работать с письмами непосредственно в СЭД при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы.
  
  
• Любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
  
  
• Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.
  
  

Просмотр, редактирование и контроль версий

• Просмотр и редактирование документов, используя соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
  
  
• Просмотр и редактирование во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе текстовые файлы.
  
  
• Работа с документами и файлами выполняется непосредственно на рабочем столе; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач.
  
  
• Обеспечение доступа сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
  
  
• При сохранении изменений в информационной базе должна автоматически создаваться новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
  
  
• Возможность непосредственно из карточки файла посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, docx, rtf, html, txt, odt) необходима поддержка, сравнение версий.
  
  

Шаблоны документов и файлов

• Пользователи СЭД имеют возможность настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
  
  
• При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
  
  

Штрихкодирование документов

В СЭД всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• распечатать на отдельном листе,
  
  
• распечатать поверх титульного листа бумажного документа,
  
  
• распечатать на наклейке,
  
  
• вставить в электронный документ как изображение.
  
  

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.


Электронная подпись

В СЭД поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.


Печать регистрационных штампов документов

В СЭД пользователи имеют возможность выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод.

Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.


Формирование дел

СЭД позволяет вести номенклатуру дел учреждения, отражать списание документов в дела, формировать регистрационный номер документа с использованием индекса по номенклатуре дел, отражать передачу дел в архив и уничтожение дел. Также поддерживается печать разнообразных делопроизводственных отчетов и печатных форм, таких как обложка дела, внутренняя опись документов дела, итоговая запись о категориях и количестве дел и т. п.


Несколько резолюций в документах

В карточке документа СЭД есть возможность указания нескольких резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего учреждения, но и должностные лица сторонних учреждений.


Визы согласования

Для отражения результатов согласования в карточке документа используются визы согласования. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов и позволяют:

• из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
  
  
• в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее;
  
  
• отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;
  
  
• распечатать лист согласования документа.
  
  

Контроль переданных документов

Система предусматривает учет передачи документов должностным лицам и контроль сроков возврата переданных документов. Для этих целей используется журнал передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи должны позволять узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.


Связи между документами

В СЭД предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. СЭД имеет возможность настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.


Учет договоров

В СЭДпредусмотрен функционал автоматизации полного жизненного цикла договорных документов:

• подготовка проекта договора;
  
  
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
  
  
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
  
  
• учет и контроль сроков действия договоров;
  
  
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  
  
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  
  
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счетов-фактур;
  
  
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  
  
• расторжение договора.
  
  

Переадресация входящих документов

СЭД учитывает переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом СЭД позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.


Комплекты документов

В целях оптимизации работы с несколькими документами реализована возможность объединить документы в комплекты


Поиск

• Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
  
  
• Необходима реализация полнотекстового поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
  
  
• При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы. Также имеется возможность поиска документов по реквизитам с возможностью настройки и сохранения сложных условий поиска.
  
  

Хранение файлов

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например, сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).



Процессы и совместная работа пользователей

В СЭД коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
  
  
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  
  
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
  
  
• параллельное;
  
  
• последовательное;
  
  
• смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
  
  
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  
  
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
  
  
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  
  
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
  
  
• Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
  
  
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  
  
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация.
  
  
• Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  
  
• Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.
  
  

Информационное обследование предприятия с подготовкой отчета об обследовании и планом-графиком внедрения


Подготовительные мероприятия по внедрению и настройка системы в «тестовой среде»

• Настройка структуры предприятия
  
• Настройка входящих, исходящих и внутренних видов документов
  
• Настройка процессов обработки документов в системе
  
• Настройка прав пользователей
  
• Настройка ЭЦП
  

Формирование схемы взаимодействия и обмена данными между системами 1С: Документооборот и СЭД ПСО. Настройка обмена данными между системами

Подготовительные мероприятия по запуску в опытную эксплуатацию

• Обучение пользователей и написание пользовательских инструкций
  
• Опытная эксплуатация в течении 2-х месяцев с момента запуска системы в работу
  
• Отладка процессов, консультации пользователей, поддержка системы