индустриальные информационные технологии

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот. Редакция 3.0» для ООО «Трест «Магнитострой»

от предпроектного обследования до поставки и внедрения

Клиент

«Трест Магнитострой» основан в 1929 году для крупного строительства государственного значения. «Трест Магнитострой» возвел крупнейший в стране Магнитогорский металлургический комбинат, метизно-металлургический и калибровочный заводы, построен город Магнитогорск, с населением 450 тыс. человек, с жилым фондом более 8 млн.кв.м, со всей социально-бытовой инфраструктурой, включая железнодорожные и трамвайные пути, автомобильные дороги.

Основные направления деятельности компании:

Строительство жилья и промышленных объектов под ключ;
Производство строительных материалов и изделий;
Выполнение строительно-монтажных работ;
Выполнение электромонтажных работ;
Производство инертных материалов.
Собственное производство сборного железобетона, товарных бетонов, растворов, инертных материалов и металлоконструкций, наличие собственной строительной техники, а также квалифицированного персонала позволяет производить работы своими силами без потерь в качестве и времени.

В настоящее время ООО «Трест Магнитострой» ведет строительство доступного жилья в Магнитогорске, Челябинске, Озёрске, Нижнем Тагиле. Ведется строительство коттеджных поселков и торгово-развлекательных комплексов.

Ранее на предприятии электронный документооборот частично осуществлялся в системе «1С:Документооборот КОРП. Редакция 2.1», которая после ввода новой системы в промышленную эксплуатацию будет использоваться как архив исторических данных.

В ЭДО используется криптопровайдер КриптоПро для подписи документов, создана и поддерживается адресная база контрагентов.

Задача проекта

Поставить и внедрить систему «1С: Документооборот. Редакция 3.0»

Внедрение «1С: Документооборот. Редакция 3.0»

Автоматизированные бизнес-процессы

Регистрация и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции
Полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде
Многопользовательская работа над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов
Хранение согласуемых и согласованных документы в едином месте с быстрым поиском по различным критериям
Прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте
Единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов
Механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль
Механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.
Надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива, в т.ч. в привязке к проектам, с возможностью поиска по различным критериям

Характеристики внедренной системы

Система обеспечивает возможность применения сквозной NTLM аутентификации с доменом (AD) во всех компонентах, дающих доступ к программе.
Связь с базой данных осуществляется с использованием технологии «Толстый клиент» и «Тонкий клиент».
Система предоставляет пользователю возможность полноценной работы с использованием технологии WEB-доступа (работа с СЭД, используя возможности интернет-браузеров: Google Chrome; Internet Explorer; Mozilla Firefox).
СЭД поддерживает работу на мобильных устройствах.
Система обеспечивает возможность добавления новых полей в карточки документов, добавление новых видов документов, возможность объединения их в группы, изменения номенклатуры дел, создание новых задач и маршрутов обработки.
Интерфейс прост в освоении, удобным, учитывает предпочтения основных пользователей. Во время работы пользователям СЭД доступны только необходимые функции согласно их ролям в рабочих процессах.
Система обеспечивает возможность просмотра работающих пользователей в системе на текущий момент.
Система обеспечивает возможность записи сообщений обо всех действиях в системе (Журнал событий) и для конкретного документа в частности.
Система обеспечивает использование электронной квалифицированной цифровой подписи в процессах работы с документами, а также возможность получения и отправки документов через ЭДО.

Этапы проекта внедрения «1С: Документооборот. Редакция 3.0»

Предпроектное обследование
1) Определение целей и задач проекта и функциональных заказчиков
2) Интервьюирование сотрудников (функциональных заказчиков)
3) Составление схем бизнес-процессов AS IS и TO BE
4) Построение маршрутов согласования, утверждения и визирования документов.
5) Составление матрицы функциональных требований
6) Описание ролей и полномочий пользователей в будущей системе.
7) Написание и согласование технического задания на внедрение системы

Общие настройки конфигурации
1) Общие настройки системы: структура предприятия, должности, группы пользователей
2) Настройка видов документов, их шаблонов
3) Настройка прав пользователей в системе

Настройка процессов работы с документами
1) Настройка процессов согласования и утверждения документов в системе
2) Настройка процесса исполнения и контроля документов
3) Тестирование процессов работы с документами

Запуск системы
1) Тестовая и промышленная эксплуатация системы
2) Обучение пользователей, написание пользовательских инструкции

Сопровождение программного продукта
Консультация пользователей в течении 1 месяца с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию

Результаты проекта

1
Поставлена и внедрена система «1С: Документооборот. Редакция 3.0»
2
Согласование документов в организации проходит быстрее и прозрачнее, организация и подразделения работают эффективнее
3
Обеспечивается достоверность, целостность и актуальность информации внутри системы
4
Сотрудники тратят меньше времени на на подготовку и поиск необходимых документов
5
Задания и документы исполняются эффективнее
6
Улучшен контроль исполнительской дисциплины

Готовы решить вашу задачу

Специалист свяжется с вами в течение 10 минут