Настройка бизнес-процессов для системы масштабирования сети магазинов

Федеральная сеть магазинов-дискаунтеров. Компания очень быстро растет и постоянно открывает новые магазины, в 2020 году их количество перевалило за 250 точек в разных странах СНГ. Больше не расскажем — NDA.

Из-за большого числа магазинов и широкой географии работы стало сложно собирать данные о темпах открытия магазинов — раньше это делалось вручную.

В процессе поиска и подготовки торговых площадей участвуют более 700 человек (и это только зарегистрированные на портале в Битрикс24 пользователи). Стало очень много ЛПРов на разных уровнях.

Бизнес не мог точно знать, сколько у него сейчас магазинов в какой стадии открытия.

Заказчик перенес процесс открытия магазинов в Битрикс24. В соответствии с логикой поиска площадей была настроена воронка в CRM (к нам клиент пришел уже с ней).

Каждый объект — это Сделка в CRM, поля в карточки Сделки хранят характеристики объектов. Стадии в воронке — этапы открытия магазина.

Постепенно Сделка (Объект) проходила через все стадии воронки. Например, из статуса «Поиск объекта» в «Согласование», затем «Подготовка документов» и так далее до стадии «Объект запущен».

В воронке клиента почти 20 стадий. Ее показать не может, но приведем упрощенный пример стадий в такой воронке:

Сеть масштабировалась сразу в нескольких регионах. Встал вопрос: а с каким темпом открываются новые магазины?

Какие-то объекты клиент арендует, какие-то строит. Цикл долгий, в воронке заказчика насчитывается более 20 этапов. С момента начала поиск до открытия может пройти как пара месяцев, так и целый год. Отчет должен показывать, как быстро Объект проходит все этапы, есть ли Объекты, в которых долго нет движения. Нужно было начать отслеживать, когда в сделке меняется статус.

В итоге мы:

• настроили бизнес-процесс, который фиксирует дату изменения стадии Сделки
  
• подготовили портал к выводу отчета в PowerBI

Теперь можно выводить отчеты за любой период и видеть, как быстро движется процесс открытия нового магазина.